Napjainkban meghatározó szerepe van az iratkezelésnek, fontos, hogy figyelembe vegyük az adatok védelmét. Ennek rendkívül meghatározó szerepe van például az üzleti életben, hiszen a bizalmas és személyes információkat elengedhetetlen a szabályoknak megfelelően kezelni. A vállalatok életében nem igazán megengedett a helytelen iratkezelés, súlyos következményei lehetnek, ha az egész nem legálisan, az előírtak által történik.
Az irattárolás és kezelés folyamatainak meg vannak a pontos lépései, ami kitér bizonyos dokumentum típusok selejtezésére is. Tehát az iratkezelés folyamatának több törvényi előírásnak is meg kell felelnie, ez pedig a napi munkavégzés jelentős részét képezi és befolyásolja. Az illetékesnek mindig nyomon kell követniük a törvények változásait, az esetleges módosításokat pedig át kell ültetniük a gyakorlatba. Célszerű egy szakmabelit megbízni a feladattal, aki kézben tartja az iratkezeléssel kapcsolatos szabályokat.
Milyen a szerkezete 2021-ben az iratkezelési szabályzatnak?
Lényegében három fő részre osztható, az első az, ami az iratok beérkezésével kapcsolatos teendőket foglalja magába, a második az maga az irattározási terv, a harmadik pedig az iratok selejtezését érinti. A közös bennük az, hogy mind a három nagy körültekintést igényel.
Az iratok beérkezését követően szükséges lefektetni az átvétellel kapcsolatos jogosultságokat, a sürgős jelzésű küldeményekre is külön vonatkoznak szabályok, illetve a tértivevényesekre is teljesen más dolgok vonatkoznak. A megsérült, tévesen címzett küldeményeket is fel kell tüntetnie a szakembernek. Szükséges minden iratot nyilvántartásba venni, ezáltal egyébként könnyebb is vissza keresni egy régebbi dokumentumot.
Az iratkezelési szabályzatban tehát rengeteg fontos információnak szerepelnie kell, többek között azoknak is, amelyek az iratok felbontására, a fel nem bontható küldeményere, a faxon érkezett iratokra vonatkoznak.